¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros APPCC?

¿Qué dice la ley sobre cuánto tiempo guardar los registros APPCC?

El Reglamento (CE) 852/2004 obliga a conservar los documentos y registros «durante un período adecuado» (art. 5.4.c), sin fijar años. Permite que se concrete el plazo mediante disposiciones de aplicación (art. 5.5), pero con carácter general no se ha fijado un número. Por eso el plazo depende del sector y de tu plan.

El art. 5 del Reglamento (CE) nº 852/2004 exige establecer documentos y registros proporcionales a la naturaleza y tamaño de la empresa para demostrar la aplicación del APPCC (art. 5.2.g) y conservarlos durante un período adecuado (art. 5.4.c). Su anexo I aplica el mismo criterio a la producción primaria. El texto completo comentado está en el Reglamento 852/2004 explicado.

Tabla: plazos de conservación por norma y sector

Esta tabla recoge solo los plazos que aparecen en un texto oficial. Donde pone «no fijado», la norma no da un número y el plazo debe definirlo el operador en su plan y poder justificarlo.

Registro o sector	Norma	Plazo mínimo de conservación
Registros APPCC en general (temperaturas, limpieza, incidencias)	Reglamento (CE) 852/2004, art. 5.4.c	No fijado: «período adecuado»
Registros de trazabilidad	Reglamento (CE) 178/2002, art. 18, y AESAN, Programa 2.1	No fijado por el reglamento; AESAN: decidido por el operador y, en todo caso, al menos la vida útil del producto
Temperaturas de transporte y almacenamiento de ultracongelados	Reglamento (CE) 37/2005, art. 2.3	1 año, o más según naturaleza y vida útil
Documentación y registros del PPCL (legionela)	RD 487/2022, art. 8.5	5 años desde su generación
Documentación de distribución mayorista de medicamentos	Directrices 2013/C 343/01, apartado 4.2	El de la legislación nacional y, en todo caso, 5 años
Copias de seguridad de datos electrónicos (medicamentos)	Directrices 2013/C 343/01, apartado 3.3.1	El de la legislación nacional y, en todo caso, 5 años
Comidas testigo (colectividades, eventos cuando sean la actividad principal de la empresa, encargos de más de 40 personas)	RD 1086/2020, art. 30.10	7 días (es una muestra, no un registro)

¿Cuánto tiempo guardar los registros de temperatura de un restaurante o supermercado?

La norma no lo fija. Lo decide el operador en su plan APPCC y debe poder justificarlo. Un criterio defendible es cubrir, como mínimo, la vida útil de los productos más duraderos que pasan por cada equipo y el periodo entre inspecciones, y aplicar el plazo más largo cuando convivan varias normas.

Ni el Reglamento 852/2004 ni el RD 1021/2022, que fija las temperaturas del comercio minorista, dan un plazo de conservación de los registros de temperatura. Algunos puntos a tener en cuenta al fijar el tuyo:

1. Vida útil de los productos. Si un registro de temperatura sirve para demostrar que un lote se conservó bien, debería existir al menos mientras ese lote pueda estar en el mercado. Es el mismo criterio que AESAN aplica a la trazabilidad.
2. Ultracongelados. Si almacenas ultracongelados en cámaras que no están exentas, el Reglamento 37/2005 exige guardar sus temperaturas al menos un año.
3. Auditorías privadas. Si un cliente te exige IFS, BRCGS u otro esquema, el plazo que marque ese estándar o el contrato se suma al legal.
4. Normativa autonómica y guías sectoriales. Algunas guías de prácticas correctas de higiene evaluadas por las autoridades proponen plazos concretos. Si aplicas una, el inspector verificará lo que diga esa guía.
5. Coherencia interna. Lo peor ante un inspector no es un plazo corto justificado, sino no tener ninguno definido o no cumplir el que figura en tu propio plan.

La lista de registros que debe llevar un restaurante está en registros APPCC obligatorios en un restaurante.

¿Y los registros de trazabilidad?

El Reglamento (CE) 178/2002 obliga a poder identificar a proveedores y clientes (art. 18), pero no fija un plazo. El programa oficial de inspección de AESAN indica que el periodo lo decide el operador según la naturaleza del producto y su análisis de riesgos, respetando los plazos de otras normas y, en todo caso, al menos durante la vida útil del producto.

El texto exacto del Programa 2.1 del PNCOCA 2026-2030 incluye entre los puntos a comprobar el «periodo de mantenimiento de los registros, que es decidido por el OE de acuerdo con la naturaleza del producto y en base a su análisis de riesgos, debiendo respetar la legislación aplicable de carácter sectorial u horizontal a plazos mínimos de mantenimiento de registros en caso de haberla, en todo caso, al menos durante la vida útil del producto». Lo ampliamos en trazabilidad alimentaria según el Reglamento 178/2002.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de legionela?

Al menos cinco años desde su generación. El art. 8.5 del RD 487/2022 establece que toda la documentación y los registros de las operaciones del PPCL estarán a disposición de las autoridades sanitarias y se conservarán durante, al menos, cinco años. El RD 614/2024 no modificó este artículo.

Esto incluye los registros de temperatura de acumuladores y retorno, las purgas, las limpiezas y desinfecciones, los resultados analíticos y las paradas y puestas en marcha. El mismo artículo (art. 8.2.c) indica que los registros serán «preferentemente en soporte informático» y el art. 8.4 que la documentación se guardará «preferentemente en formato electrónico» (RD 487/2022). Cómo organizar ese libro está en libro de registro de legionela: qué debe incluir y cómo digitalizarlo.

¿Y en farmacia y distribución de medicamentos?

Las Directrices europeas de buenas prácticas de distribución fijan un mínimo de cinco años para la documentación (apartado 4.2) y para las copias de seguridad de los datos electrónicos (apartado 3.3.1), salvo que la legislación nacional exija más. Incluyen los registros de temperatura y los de calibración y mantenimiento de los equipos clave.

Las Directrices de 2013 (2013/C 343/01)) se dirigen a la distribución mayorista. Mencionan expresamente como equipo clave los almacenes frigoríficos, los frigoríficos y los termohigrómetros y otros registradores de temperatura y humedad, cuyos registros de reparación, mantenimiento y calibración deben conservarse (apartado 3.3). Para las oficinas de farmacia, conviene revisar además la normativa de la comunidad autónoma.

¿En papel o en digital? ¿Qué condiciones debe cumplir el archivo?

La norma general no impone el soporte: vale el papel y vale el digital, siempre que el registro sea legible, completo y esté disponible para la autoridad. El RD 487/2022 prefiere expresamente el formato electrónico, y las buenas prácticas de distribución exigen proteger los datos y hacer copias de seguridad.

Criterios prácticos para cualquier soporte:

• El registro indica fecha, hora, equipo, valor y quién lo anotó o qué dispositivo lo midió.
• Las desviaciones tienen su acción correctora asociada.
• El archivo está protegido frente a pérdida, deterioro o modificación no autorizada.
• Puedes localizar el registro de una fecha concreta en pocos minutos.
• El plazo de conservación figura por escrito en tu plan y se cumple.

Las Directrices de 2013 añaden que los datos deben protegerse contra modificaciones accidentales o no autorizadas y comprobarse periódicamente su accesibilidad (apartado 3.3.1). Si usas informes digitales con firma o sello de tiempo, lo explicamos en informes de temperatura con firma digital y QR.

En GEYBOS, el histórico de temperaturas se conserva en la nube sin límite de tiempo y se exporta en PDF por cualquier rango de fechas, según su página de precios y la comparativa con el papel. Eso resuelve el almacenamiento; el plazo que declares en tu plan sigue siendo una decisión tuya.

Solo algunas normas fijan un plazo: cinco años para los registros de legionela y la documentación de distribución de medicamentos, y un año para las temperaturas de ultracongelados. Para el resto de registros APPCC la ley habla de un «período adecuado», así que tienes que fijar el plazo en tu plan, justificarlo (al menos la vida útil del producto en trazabilidad) y cumplirlo.